Informácia o spracúvaní osobných údajov
Vážený pán/pani,
v súvislosti s prijatím Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktoré sa s účinnosťou 25. mája 2018 vzťahuje na spracúvanie Vašich osobných údajov, Vám nižšie poskytujeme zhrnutie základných informácií o spracúvaní a ochrane Vašich osobných údajov zo strany spoločnosti REKLAMA M s.r.o. Ľubotice, ako prevádzkovateľa pri spracúvaní osobných údajov.
Aby sme mohli zabezpečovať činnosť a predmet činnosti našej spoločnosti, potrebujeme Vaše osobné údaje. Bezpečnosť vašich osobných údajov a ich spracúvanie zákonným spôsobom je pre spoločnosť prvoradé.
1. Identifikačné a kontaktné údaje prevádzkovateľa
REKLAMA M s.r.o., Ľubochnianska 1, 080 06 Ľubotice, IČO 52 279 090, Obchodný register Okresného súdu Prešov, oddiel Sro, vložka č. 37921/P, tel. +421 910 793 847 (ďalej len „prevádzkovateľ“).
2. Zoznam spracúvaných osobných údajov
Mzdy a personalistika: meno, priezvisko, rodné priezvisko a titul, rodné číslo, dátum a miesto narodenia, podpis, rodinný stav, štátna príslušnosť, štátne občianstvo, trvalé bydlisko, prechodné bydlisko, pohlavie, údaje o vzdelaní, spôsobilosť na právne úkony, poberanie prídavkov na deti, mzda, plat alebo platové pomery a ďalšie finančné náležitosti priznané za výkon funkcie alebo za výkon pracovnej činnosti, údaje o odpracovanom čase, údaje o dochádzke zamestnancov na účel výpočtu mzdy, údaje o vyplatenej stravnej dávke zamestnancov, údaje o bankovom účte fyzickej osoby, údaje o zrazených preddavkoch na daň z príjmov, údaje o daňovom bonuse, ročnom zúčtovaní dane a zamestnaneckých prémií, sumy postihnuté výkonom rozhodnutia nariadeným súdom alebo správnym orgánom, peňažné tresty a pokuty, ako aj náhrady uložené zamestnancovi vykonateľným rozhodnutím príslušných orgánov, neprávom prijaté sumy dávok sociálneho poistenia a dôchodkov starobného dôchodkového sporenia alebo ich preddavky, štátnych sociálnych dávok, dávok v hmotnej núdzi a príspevkov k dávke v hmotnej núdzi, peňažných príspevkov na kompenzáciu sociálnych dôsledkov ťažkého zdravotného postihnutia, ktoré je zamestnanec povinný vrátiť na základe vykonateľného rozhodnutia podľa osobitného predpisu, ročný úhrn vyplateného dôchodku, údaje o pracovnej neschopnosti, údaje o dôležitých osobných prekážkach v práci, údaje o zmenenej pracovnej schopnosti, vymeriavací základ na zdravotné poistenie, názov zdravotnej poisťovne, údaje o zamestnávateľoch, údaje pre spracovanie pracovného posudku a hodnotenia práce, údaje o rodinných príslušníkoch v rozsahu meno, priezvisko, adresa, dátum narodenia, údaje o manželovi alebo manželke, deťoch, rodičoch detí v rozsahu meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, adresa, údaje z potvrdenia o zamestnaní, údaje o vedení zamestnanca v evidencii nezamestnaných občanov, údaje o čerpaní materskej dovolenky a rodičovskej dovolenky, údaje o priznaní dôchodku, o druhu dôchodku, údaje zo zamestnaneckej zmluvy doplnkovej dôchodkovej poisťovne, osobné údaje spracúvané na potvrdeniach, osvedčenia o absolvovaných skúškach a vzdelávacích aktivitách, osobné údaje spracúvané na vysvedčeniach a diplomoch, údaje uvedené v životopise, registrácia pracovných úrazov a chorôb z povolania, osobné údaje pre zaistenie bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci.
Účtovné doklady: meno, priezvisko a titul fyzickej osoby, adresa trvalého bydliska, adresa prechodného bydliska alebo miesta, kde sa obvykle fyzické osoba zdržiava, telefónne číslo, emailová adresa, druh a číslo dokladu totožnosti, podpis a číslo bankového účtu fyzickej osoby.
Správa registratúry: titul, meno, priezvisko, všeobecne použiteľný identifikátor – rodné číslo, podpis, adresa, e-mailová adresa a telefónne číslo.
Monitoring vozidiel: titul, meno, priezvisko, pohyb a miesto, kde sa fyzická osoba nachádza.
3. Dotknuté osoby:
Mzdy a personalistika: uchádzači o zamestnanie, zamestnanci, manželia alebo manželky zamestnancov, vyživované deti zamestnancov, rodičia vyživovaných detí zamestnancov, blízke osoby.
Účtovné doklady: zamestnanci a zamestnanci dodávateľov tovaru a služieb.
Správa registratúry: fyzické osoby – odosielatelia a prijímatelia úradnej korešpondencie a majiteľ elektronickej schránky a ním určené poverené osoby.
Monitoring vozidiel: fyzické osoby – zamestnanci, ktorí sú prepravovaní motorovým vozidlom.
4. Účel spracúvania a právny základ spracúvania Vašich osobných údajov
Mzdy a personalistika: plnenie povinností zamestnávateľa súvisiacich s pracovným pomerom alebo obdobným vzťahom (napr. na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru) vrátane predzmluvných vzťahov – plnenie zákonných povinností v súlade s čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679,
Účtovné doklady: spracovanie účtovných dokladov – plnenie zákonných povinností v súlade s čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679,
Správa registratúry: zabezpečovanie evidencie, tvorby, ukladania a ochrany registratúrnych záznamov, prístupu k nim a ich vyraďovanie a prijímanie elektronických podaní prostredníctvom elektronickej schránky – plnenie zákonných povinností prevádzkovateľa (čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679,
Monitoring vozidiel: zabezpečenie ochrany majetku prevádzkovateľa, vyhotovenie knihy jázd z informačného systému GPS a zapracovanie výsledkov do účtovníctva spoločnosti v súlade s čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 – oprávnený záujem prevádzkovateľa.
5. Komu poskytujeme Vaše osobné údaje
Pri spracúvaní Vašich osobných údajov využívame aj služby preverených a zmluvne zaviazaných externých obchodných partnerov, ktorí nám pomáhajú spracúvať a chrániť Vaše osobné údaje. Ide o tzv. sprostredkovateľov, ktorí pre naše potreby spracúvajú Vaše osobné údaje spravidla pri dodávaní služieb, ktoré sme si objednali na základe zmluvy medzi prevádzkovateľom a sprostredkovateľom v súlade v súlade s čl. 28 Všeobecného nariadenia o ochrane údajov (GDPR).
Príjemcami osobných údajov dotknutých osôb sú rôzne okruhy subjektov, ktorým poskytujeme Vaše osobné údaje najčastejšie v rámci plnenia našich zákonných povinností a/alebo ide o našich vlastných zamestnancov, s ktorými prichádzate ako dotknuté osoby do styku. Nižšie nájdete zoznam kategórií príjemcov osobných údajov:
– súdy a orgány činné v trestnom konaní, exekútor,
– sociálna poisťovňa a zdravotné poisťovne,
– daňový úrad, doplnkové dôchodkové poisťovne a dôchodcovské správcovské spoločnosti,
– orgány štátnej správy a verejnej moci na výkon kontroly a dozoru,
– Ústredie práce, sociálnych vecí a rodiny, inšpektorát práce, Úrad verejného zdravotníctva SR,
– štátne archívy s regionálnou územnou pôsobnosťou,
– Štatistický úrad SR,
– KR HaZZ, OR HaZZ,
– Slovenská pošta,
– školiace subjekty a zmluvný sprostredkovatelia pri poskytovaní služieb,
– dodávatelia cloudových služieb.
6. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?
Mzdy a personalistika:
po dobu A-70 rokov osobné spisy zamestnancov,
po dobu 3 rokov evidencia dochádzky a dovoleniek,
po dobu 5 rokov popisy pracovných činností,
po dobu 5 rokov dohody o vykonaní práce a o pracovnej činnosti,
po dobu 3 rokov dohody o hmotnej zodpovednosti,
po dobu 3 rokov zamietnutá žiadosť o prijatie do zamestnania,
po dobu 1 roku osobná karta zamestnanca o zverených hodnotách,
po dobu 10 rokov evidencia o preškolení a získanie odbornej spôsobilosti,
po dobu 10 rokov pracovno-právne spory,
po dobu 10 rokov sociálne poistenie – dávky, prihlášky, odhlášky, zmeny,
po dobu 5 rokov pracovná neschopnosť – evidencia, štatistika,
po dobu 5 rokov materská dovolenka a neplatené voľno,
po dobu 5 rokov stravovanie zamestnancov – zabezpečenie,
po dobu 5 rokov iné zrážky zo mzdy,
po dobu 10 rokov dôchodkové zabezpečenie,
po dobu 10 rokov zdravotné poistenie,
po dobu 10 rokov doplnkové dôchodkové poistenie,
po dobu 10 rokov rodinné prídavky a materské príspevky,
po dobu A-10 rokov ťažké a smrteľné pracovné úrazy,
po dobu 5 rokov ľahké pracovné úrazy,
po dobu 5 rokov školenia BOZP a PO – záznamy,
po dobu 5 rokov odmeny,
po dobu 20 rokov mzdové listy,
po dobu 10 rokov výplatné listiny,
po dobu 10 rokov prehlásenie k dani zo mzdy.
Účtovné doklady:
po dobu 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.
Správa registratúry:
po dobu 5 rokov od ukončenia korešpondencie.
Monitoring vozidiel:
po dobu 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.
Osobné údaje, ktoré sú súčasťou registratúrnych záznamov sú uchovávané po dobu stanovenú registratúrnym plánom v archíve spoločnosti. Po uplynutí doby uloženia sú registratúrne záznamy v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov vyradené z evidencie a odoslané do archívu s regionálnou pôsobnosťou alebo bezpečne likvidované tak, aby nebolo možné zistiť ich obsah.
Dokumentácia, ktorá nie je súčasťou registratúrnych záznamov je po splnení účelu spracúvania bezodkladne bezpečne zničená.
7. Prenos osobných údajov do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácii
Vaše osobné údaje nezamýšľame preniesť do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácii.
8. Ste povinní poskytnúť Vaše osobné údaje?
– v prípade, ak je právnym základom pre spracúvanie Vašich osobných údajov súhlas so spracúvaním osobných údajov podľa článku 6 ods. 1 písm. a) GDPR nie ste povinný poskytnúť nám Vaše osobné údaje. Poskytnutie Vašich osobných údajov je založené na Vašej slobodnej vôle a dobrovoľnom konaní. Udelený súhlas máte právo kedykoľvek odvolať. Neposkytnutie osobných údajov by nemalo mať žiadne negatívne a podstatné následky na Vašu osobu, ale môže sa znížiť komfort využívania niektorých služieb a Vaše informovanie o novinkách,
– v prípade, ak je právnym základom pre spracúvanie Vašich osobných údajov uzatvorenie alebo plnenie zmluvného vzťahu podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR a odmietnete nám poskytnúť Vaše osobné údaje, môže to znamenať nemožnosť uzatvorenia zmluvného vzťahu alebo prípadne jeho plnenia,
– v prípade, ak je právnym základom pre spracúvanie Vašich osobných údajov plnenie našej zákonnej povinnosti podľa článku 6 ods. 1 písm. c) GDPR poskytnutie Vašich osobných údajov je povinné. Ak nám odmietnete poskytnúť Vaše osobné údaje môže to viesť k vzniku škody, ktorej náhradu si môžeme voči Vám uplatňovať (napr. ak by nám v príčinnej súvislosti s nesplnením našej povinnosti bola uložená sankcia). V niektorých z týchto prípadov Vaše osobné údaje získavame z verejne dostupných registrov a databáz zákonným spôsobom,
– v prípade, ak je právnym základom pre spracúvanie Vašich osobných splnenie dôležitej úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej Prevádzkovateľovi podľa článku 6 ods. 1 písm. e) GDPR poskytnutie Vašich osobných údajov je povinné; neposkytnutie osobných údajov môže mať za následok, že Vám nebude poskytnutá služba zabezpečovaná v rámci pôsobnosti orgánov územnej samosprávy alebo nebude môcť byť vydané rozhodnutie, o ktoré nás žiadate, príp. môže byť inak zmarené splnenie dôležitej úlohy vo verejnom záujme; v niektorých z týchto prípadov Vaše osobné údaje získavame z verejne dostupných registrov a databáz zákonným spôsobom, v prípade, ak je právnym základom pre spracúvanie Vašich osobných údajov prevaha našich oprávnených záujmov a využívame na spracúvanie Vašich osobných údajov právny základ podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR ste povinní toto spracúvanie strpieť, ale máte voči nemu právo podať námietku. Viac sa o tomto práve dozviete v osobitne zvýraznenej časti tohto dokumentu ako aj prostredníctvom doplnkových mechanizmov transparentnosti, ktoré môžeme používať pri našej prvej komunikácii a/alebo pri získavaní Vašich osobných údajov priamo od Vás.
9. Práva dotknutej osoby
V súvislosti so spracúvaním Vašich osobných údajov máte:
právo na jasné, transparentné a zrozumiteľné informácie o tom, ako používame Vaše osobné údaje a aké sú Vaše práva,
právo na prístup k Vašim osobným údajom a poskytnutie ďalších informácií súvisiacich s ich spracúvaním zo strany spoločnosti REKLAMA M s.r.o., a to
– účel spracúvania osobných údajov,
– kategórie dotknutých osobných údajov,
– príjemcovia alebo kategórie príjemcov, ktorým boli alebo budú osobné údaje poskytnuté, najmä príjemcovia v tretích krajinách alebo medzinárodné organizácie,
– ak je možné, predpokladaná doba uchovávania osobných údajov alebo, ak to nie ja možné, kritéria na jej určenie,
– existencia práva požadovať od prevádzkovateľa opravu osobných údajov týkajúcich sa dotknutej osoby alebo ich vymazanie alebo obmedzenie spracúvania, alebo právo namietať proti takémuto spracúvaniu ,
– právo podať sťažnosť dozornému orgánu,
– ak sa osobné údaje nezískali od dotknutej osoby, akékoľvek dostupné informácie, pokiaľ ide o ich zdroj,
– existenciu automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania a zmysluplné informácie o použitom postupe, a aj význame a predpokladaných dôsledkoch takéhoto spracúvania pre dotknutú osobu,
– ak sú osobné údaje prenášané do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácii, dotknutá osoba má právo byť informovaná o primeraných zárukách týkajúcich sa takéhoto prenosu,
– právo o poskytnutie kópie spracúvaných osobných údajov, pričom poskytnutá kópia nesmie mať nepriaznivé dôsledky na práva a slobody iných; za akékoľvek ďalšie kópie, o ktoré dotknutá osoba požiada, môže si obec účtovať primeraný poplatok zodpovedajúci administratívnym nákladom; ak dotknutá osoba podala žiadosť v elektronickými prostriedkami, informácie sa poskytnú v bežne používanej elektronickej podobe, pokiaľ dotknutá osoba nepožiada o iný spôsob doručenia,
– právo na opravu nesprávnych a neúplných osobných údajov, a to aj prostredníctvom poskytnutého doplnkového vyhlásenia,
– právo na vymazanie Vašich osobných údajov, predovšetkým ak
– už nie sú ďalej potrebné na účely, na ktoré sa získali alebo inak spracúvali,
– ak ste odvolali svoj súhlas na základe ktorého sa spracúvanie vykonáva a neexistuje iný právny základ pre ich spracúvanie,
– ak oprávnene namietate voči ich spracúvaniu podľa čl. 21 ods. 1 Nariadenia a neprevažujú žiadne oprávnené dôvody na ich spracúvanie,
– sú osobné údaje spracúvané nezákonne alebo musia byť osobné údaje vymazané v zmysle právnych predpisov,
– právo na obmedzenie spracúvania Vašich osobných údajov, ak
– napadnete správnosť osobných údajov, a to počas obdobia umožňujúceho obci overiť správnosť osobných údajov,
– spracúvanie osobných údajov je nezákonné a vy, ako dotknutá osoba, namietate proti ich vymazaniu a žiadate namiesto toho obmedzenie ich spracúvania,
– osobné údaje už nepotrebujeme, ale údaje potrebujete Vy na účely preukázania, uplatnenia alebo obhajovania Vašich právnych nárokov,
namietate voči spracúvaniu na účely splnenia úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej obci alebo spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje obec vrátane namietania proti profilovaniu založeného na uvedených ustanoveniach až do overenia, či naše oprávnené dôvody prevažujú nad Vašimi oprávnenými dôvodmi,
právo získať osobné údaje, ktoré sa Vás týkajú a právo ich preniesť k inému poskytovateľovi služieb bez toho, aby Vám obec bránila, ak:
sa spracúvanie osobných údajov vrátane osobitných kategórií osobných údajov zakladá na Vašom súhlase, alebo spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou ste Vy, alebo aby sme na základe Vašej žiadosti vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy,
sú Vaše osobné údaje spracúvané automatizovanými prostriedkami spracúvania,
právo podať námietky proti spracúvaniu Vašich osobných údajov v prípade, ak:
– spracúvanie osobných údajov je realizované na účely splnenia úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej obci alebo spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje obec vrátane namietania proti profilovaniu založeného na uvedených ustanoveniach až do overenia, či naše oprávnené dôvody prevažujú nad Vašimi oprávnenými dôvodmi,
– sú osobné údaje spracúvané na účely priameho marketingu, vrátane profilovania v rozsahu, v akom súvisí s takýmto priamym marketingom; v prípade, že namietate voči spracúvaniu osobných údajov na účely priameho marketingu, tieto Vaše osobné údaje sa už na také účely
v podmienkach obce nebudú (nesmú) spracúvať,
na právo namietať budete upozornení pri prvej komunikácii s Vami,
právo odvolať súhlas so spracúvaním osobných údajov:
udelený súhlas so spracúvaním osobných údajov máte právo kedykoľvek odvolať, pričom odvolanie súhlasu nebude mať vplyv na zákonnosť spracúvania Vašich osobných údajov vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním,
pred udelením súhlasu so spracúvaním Vašich osobných údajov budete o tejto skutočnosti informovaní,
odvolanie súhlasu so spracúvaním Vašich osobných údajov odporúčame realizovať v písomnej podobe, resp. elektronickej podobe aby ste vedeli hodnoverne preukázať, že ste súhlas so pracúvaním osobných údajov odvolali,
spoločnosť je povinná zo zákona poskytnúť informácie dotknutej osobe do jedného mesiaca od doručenia žiadosti; uvedenú lehotu môže spoločnosť v odôvodnených prípadoch s ohľadom na komplexnosť a počet žiadostí predĺžiť o ďalšie dva mesiace, a to aj opakovane; v danom prípade je spoločnosť povinná Vás informovať o každom takom predĺžení do jedného mesiaca od doručenia žiadosti spolu s dôvodmi predĺženia lehoty; ak ste podali žiadosť v elektronickej podobe, spoločnosť Vám poskytne informácie v elektronickej podobe, ak nepožiadate o poskytnutie informácie iným spôsobom,
ak spoločnosť neprijme opatrenia na základe Vašej žiadosti, spoločnosť je povinná do jedného mesiaca od doručenia žiadosti Vás informovať o dôvode nekonania a o možnosti podať návrh na začatie konania podľa § 100 zákona na Úrad na ochranu osobných údajov, so sídlom Hraničná 12, 820 07 Bratislava, tel. č. +421 -2-3231-3220, elektronicky na adresu statny.dozor@pdp.gov.sk.
10. Ak potrebujete pomoc
Ak máte otázky ohľadom spracúvania Vašich osobných údajov, ak nie ste spokojný s tým, ako spracúvame Vaše osobné údaje alebo potrebujete akúkoľvek súvisiacu pomoc, obráťte sa prosím na našu spoločnosť, a to telefonicky na tel. č. +421 910 793 847, elektronicky na adrese polomsky@rekl.sk alebo písomne na adrese REKLAMA M s.r.o., Ľubochnianska 1, 080 06 Ľubotice.
11. Ako spracúvame a chránime vaše osobné údaje
Vaše osobné údaje spracúvame v elektronickej a listinnej forme a pri ich spracúvaní nevyužívame prostriedky automatizovaného individuálneho rozhodovania vrátane profilovania.
Pre zabezpečenie bezpečnosti a dôvernosti Vašich osobných údajov, ktorá je pre spoločnosť mimoriadne dôležitá, využívame technické a organizačné opatrenia najmä na ochranu pred neoprávneným prístupom k údajom a ich zneužitiu, k zabezpečeniu pred neoprávneným spracúvaním, spracúvaniu nad rámec rozsahu a obsahu zodpovedajúcemu účelu ich spracúvania, nedovoleným spôsobom spracúvania, zaisteniu bezpečnosti našich IT systémov ako aj obnovu dát v prípade bezpečnostného incidentu. Ak je to nevyhnuté, využívame na ochranu Vašich osobných údajov spracúvaných v elektronickej podobe šifrovanie. Všetky prijaté opatrenia pravidelne vyhodnocujeme a aktualizujeme.
12. Záverečné ustanovenia
Tieto zásady ochrany osobných údajov nadobúdajú platnosť dňa 16. marca 2019. Vyhradzujeme si právo tieto zásady zmeniť, ak dôjde k zmene spracúvania osobných údajov.